業務上横領が発生した際に企業がとるべき対応の流れと予防策を解説

従業員が企業の資金を不正に流用した場合、企業側は業務上横領として被害を訴えて責任を追及することになります。対応や責任追及の方法は刑事・民事訴訟を含めて多岐に渡るため、判断を誤らないように対応の流れを把握しておくことが重要です。

そこで今回は、業務上横領が発生した際に企業がとるべき対応と、再発予防策について解説します。

 

業務上横領が発生した際に企業がとるべき対応

事実関係を確認して証拠を集める

従業員による業務上横領を発見した場合、まずは事実確認を迅速に行い、証拠を集めましょう。証拠が不十分の状態で解雇や訴訟を行ったとしても、解雇の無効を主張される可能性や、訴訟でもこちらの請求が認められなくなる可能性が高くなるからです。また、証拠を揃える前に本人に事情聴取をすると証拠を隠滅されかねません。そこでまず確認すべき事実関係としては、以下の事項が挙げられます。

・業務上横領が本当にあったのか

・横領された金額はいくらか

・横領に関与した者は誰か

・横領の手口はどのような方法か

・業務上横領に関する事実関係を立証できる証拠がどれくらいあるか

周辺従業員への慎重なヒアリング以外にも、口座の入出金記録、PCの履歴等、企業側がアクセスできる情報を全て確認することが重要です。

 

本人に事情聴取する

証拠の収集後は本人に事情聴取を行います。この段階の目標は、本人に業務上横領を認めさせることです。事情聴取で逃げ場がないようにするためにも、予め証拠を揃えることは非常に重要です。業務上横領の事実を本人が認めれば、返済を約束する「支払誓約書」を提出させます。これは、本人が横領の事実を認めた証拠となります。もし認めなければ、「弁明書」を提出させます。これは後に裁判で争う際の参考資料として使用することができます。

 

懲戒処分

業務上横領を本人が認めた後は、支払誓約書の提出要請と併せて懲戒処分を行います。これにより、本人に強い処罰を与えるだけでなく、他の従業員に企業としての姿勢を示し再発防止や社内秩序維持に繋げることができます。懲戒処分の内容はいくつか挙げられますが、業務上横領の場合は最も重い懲戒解雇が妥当な場合が多いです。懲戒処分を決行できる就業規則が定められていることを確認し、証拠を揃えた上で懲戒解雇に踏み切ります。ここでも、証拠が不十分である場合や、本人からの事情聴取が不足している場合等、企業として対応に不備がある場合は、不当解雇を訴えられかねません。懲戒解雇を行う場合は慎重に手続きを進めましょう。

 

損害賠償請求

業務上横領による被害金額は横領した従業員本人に対して、民事上の責任追及として損害賠償を請求することができます。一方で、業務上横領は他の横領と比較して被害金額が高額になりやすく、従業員本人に支払能力が不足している事態も考えられます。その場合は、給与との相殺や退職金の不支給などいろいろな対処方法があるため、弁護士などの専門家に相談することを推奨いたします。また、損害賠償請求を行うためには、被害金額を正確に把握しておく必要があるため、事実確認の段階で調査するようにしましょう。

なお、民事での損害賠償請求には時効があります。時効期間は「被害者が被害の事実と犯人を知ったときから3年間」あるいは「横領されたときから20年間」のいずれか早いほう（民法724条）です。

 

刑事告訴

業務上横領による被害の規模や横領を行った従業員の態度など、諸般の事情を考慮したうえで刑事事件として対応を進めることも考えられます。警察に告訴し、業務上横領事件として従業員への捜査・処罰を求めることで、刑事責任を追及することが可能です。刑罰という強い制裁を与えることができるだけでなく、厳しい対応を社内外に印象付けることができます。ただし、従業員が逮捕・起訴されると横領事件の事実も社外に周知されてしまうため、告訴には慎重な判断が必要です。なお、刑事訴訟にも時効があります。横領から7年（刑事訴訟法250条2項4号）を過ぎると、犯人に処罰を求めることはできなくなるため、迅速な対応が必要です。

 

業務上横領の再発を予防するために企業がとるべき対応策

業務上横領が発生したら、再び同じことをする従業員が現れないように、早急に予防策を検討することも重要です。そもそも横領が発覚しづらい職場環境である企業は、再び横領を実行されて、経営に大きな悪影響を及ぼしてしまう事態にもなりかねません。

具体的な対策として、主に以下の内容が挙げられます。

・経理のチェック担当者を複数名にする

・定期的に経理担当者を変更する

・帳簿残高と現金の額を毎日一致させる

・出金伝票を活用する

業務上横領の予防策を整備するには、客観的な意見のもと緻密な体制づくりが必要です。

 

従業員の業務上横領の対応は弁護士にご相談を

従業員の業務上横領が発覚した場合、事実確認や事情聴取を迅速に行い、必要な証拠を集め、懲戒処分や訴訟手続きを進めます。証拠の集め方や責任追及の方法には様々な方法がある上に、判断を誤ると企業として然るべき対処ができない事態になりかねません。業務上横領発覚時には、まず弁護士に相談をし、専門的な観点からアドバイスを受けることをお勧めします。

弊所では、企業法務の経験が豊富な弁護士がご相談を受け付けております。訴訟のサポートも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。