企業が退職勧奨を行う際の対応のポイント

退職勧奨についてよくあるご相談の例

「退職勧奨の進め方がわからない」
「従業員との交渉が難航している」
「退職勧奨が法的紛争に発展するリスクを減らしたい」
…こういったお悩みやご不安をお持ちの企業様はいらっしゃいませんか？

会社が従業員に対して退職を促す「退職勧奨」では慎重な対応が求められます。適切な方法で進めなければ、労働審判や訴訟など法的な紛争を招く可能性があります。本記事では、会社側が知っておくべき退職勧奨の基本やリスク回避のポイントを、労務問題に注力する弁護士法人リブラ共同法律事務所の弁護士が解説します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社から従業員に対して自主的な退職を促す行為です。「解雇」とは労働契約の終了という効果は同じでも、会社が一方的に行う解雇とは異なり従業員の同意を要する点や、解雇予告などの特別なルールない点が特徴です。同意を得た退職なので、円満に契約を終了させることができ後に法的紛争をもたらすリスクも少ないことが会社側のメリットです。また、従業員側からの視点では、退職勧奨に応じて退職した場合は通常は会社都合退職となるので失業給付（失業保険）をより有利な条件で受給できるというメリットもあります。

退職勧奨の目的

退職勧奨は経営上の事情、すなわち経営効率の向上、人件費の削減、業務の最適化を目的として、企業の組織再編や人員整理の手段として行われることがあります。また、規律違反や職務怠慢などが見られる問題社員がいて、注意・指導や軽微な懲戒処分を行ってもなお改善しない場合に、穏便に会社を去ってもらう目的で退職勧奨が行われることもあります。いずれにしても従業員の合意を得る過程でトラブルに発展しないよう、適切なプロセスを整えることが不可欠です。

人員削減の退職勧奨についてはこちらもご覧ください＞＞＞『人員削減のための退職勧奨』

退職勧奨の紛争化を防ぐ対策～違法な退職強要にならないためにすべきこと

退職勧奨は労働基準法等の法律で定められた制度ではなく、その内容や進め方に法的なルールがあるわけではありません。同時に法的な強制力を持つものでもなく、あくまで従業員の同意を求めていく必要があります。
これに反し、退職勧奨の態様が社会通念上相当な範囲を逸脱して退職を強要しているものとみなされると、従業員から労働審判や訴訟を起こされ、慰謝料などの損害賠償を求められるおそれがあります。
退職勧奨を法的紛争に発展させないためには、従業員の同意を得る際の事前の準備、従業員への通知方法、そして提示する条件に十分な注意を払うことが重要です。

事前準備

退職勧奨を行う前に、企業は従業員との間で発生している問題点を法的に正当化できるかどうかを確認する必要があります。たとえば、業績不振による人員整理や、就業態度の不良（職務怠慢）などの具体的な理由がある場合、それらを明確に記録し、根拠を整理しておくことが重要です。例えば、就業規則や労働契約書の退職に関する条項の見直し、過去の改善指導の内容を示した記録の準備などです。
なお顧問弁護士がいる場合はこの段階から進行について助言をうけ、紛争に発展するリスクがないか確認を受けながら方針を固めていきましょう。

通知方法

退職について従業員に伝える段階では、従業員の選択の自由を制限しないよう慎重に進める必要があります。たとえば、口頭で伝えるだけだと後から「退職を強制された」と主張されたとしても反論できる証拠が残りません。そこで、退職勧奨を行う理由と退職の条件を記載した通知文書を従業員に渡しておくことが推奨されます。また、通知の際には従業員に拒否する権利があることを明確に説明しておくことが重要です。
通知した場で退職の判断を急かさずに、従業員に検討する期間を設け、また企業側も必要に応じて条件を再検討した後で改めて面談の場を設けることも大切です。ただし、「同じ説明を繰り返すために面談の回数を重ねる」、「面談が長時間に及ぶ」、「面談に同席する使用者側の担当者が不必要に多い」といったようなケースではかえって従業員に心理的な圧力を加えたと評価されかねませんので注意しましょう。

提示する条件の内容

退職勧奨の際に従業員に対して提示する条件についてもよく検討する必要があります。
従業員から退職の合意を得やすくするための条件の例として、経済的な補償や再就職の支援、退職金の上乗せ（特別な解決金の加算）などがあります。また、退職の時期についても可能な限り従業員の希望に沿えるよう交渉しましょう。面談の際にはこれらの退職条件について明確に提示できるよう書面を作成しておくことが望ましいです。

最終的に従業員と合意できた際には、自発的な退職を証明するために退職届や合意書といった書面に記入してもらい、双方が保管できるようにしておきましょう。

退職勧奨を行う企業に弁護士がサポートできること

退職勧奨を進める際には検討することも多く、対応を間違えれば法的紛争に発展するリスクを伴います。安全かつスムーズに退職の合意を得られるよう、労務問題に詳しい弁護士のサポートを受けながら進めていくことをお勧めいたします。

退職勧奨の際に弁護士法人リブラ共同法律事務所がサポートできること

弁護士法人リブラ共同法律事務所では労務問題に特化した顧問契約をご用意しております。退職勧奨の場面では従業員から「自分が対象になっていることに納得いかない」「パワハラだ」といった反発を受けることも多いです。こうしたときに経営陣の皆様や担当者の方が冷静に対応できるように、
• 退職勧奨の進め方に関する助言
• 関連する労働契約書や社内規則の内容チェック
• 従業員との交渉への同席
• 退職勧奨に伴う書面作成やレビュー
といったサポートを行います。
また、万が一従業員との間で合意の効力を巡るトラブルになったとしても、企業側の代理人として協議・訴訟等へ対応し、解決を図ってまいります。

顧問契約の費用・プランについてはこちらをご覧ください＞＞＞『弁護士費用』顧問契約プラン

退職勧奨でお困りの際は弁護士法人リブラ共同法律事務所にご相談ください

退職勧奨をすでに行い、その進め方や提示する条件の内容、退職勧奨自体の効力について具体的な紛争になった段階では、企業側が解決までに費やす時間的・金銭的なコストも高くなりますし、取りうる選択肢もより少なくなってしまいます。そのため、退職勧奨についてはその実施を検討し始めるタイミングで、お早めに弁護士にご相談されることをお勧めします。特に顧問弁護士がいれば明確な問題が生じる前にも気軽に質問でき、かつ各企業の状況に応じた的確な回答を得ることが出来ることでしょう。
弁護士法人リブラ共同法律事務所では、顧問先企業様の法的リスクを未然に防ぎ、安心して業務を進めていただけるようサポートいたします。ぜひお気軽にご相談ください。