休職制度の運用で会社が注意すべきこと

  • 休職について、就業規則にどのように記載すればよいだろうか
  • 休職を申し出てきた社員への対応が分からない
  • 休職していた従業員が復帰するときに気を付けるべきことはあるか

 

近年はメンタルヘルスの不調を訴える従業員が増加しており、休職制度の適切な運用が会社に求められています。また、以前よりも労働者がワーク・ライフ・バランス(仕事と生活の調和)を重視する傾向にあることから、企業がイメージアップを図る目的で休職制度を積極的に活用しようとするケースもあります。

ですが、特に中小企業においては、「これまで休職制度が使ったことが無い」ということも多く、いざ休職を希望する従業員、あるいは休職をさせたい従業員が出た場合の対応に悩まれることもあるのではないでしょうか。

そこで、こちらでは、札幌市近郊で企業側の労務問題に特化している弁護士が、各々の会社での休職制度の運用や見直しの際のポイントについてご説明いたします。

休職制度とは

休職制度とは、病気やケガ、メンタルヘルスの不調といった理由で労働契約に基づき労務を提供することが不適切または不能な状態に陥った労働者がいる場合に、一定期間、労働契約を維持しつつその労働者の労務提供を免除する制度です。そして、こうした場合の休職をとくに傷病休職といいます。

※その他の休職の種類としては、出向休職、留学休職、起訴休職などがありますが、本記事では最も実務上問題となる傷病休職について取り扱います。

(1)制度の目的

休職制度の最大の特徴は労働契約を継続させることにあります。したがって、制度を整備する目的としては、会社が従業員としての身分を保証することで、「従業員が治療に専念できる環境を整える」「無理なく復職を目指す」という点がまず挙げられるでしょう。

その反面、労務の提供ができない状況が長期間にわたることは、本来は解雇事由に相当するものです。そこで、休職制度は「期間満了までに回復に至らず、就労の再開の見込みがなければ自然退職あるいは解雇を予定する」という、解雇猶予を目的として設置される制度ともいえます。

(2)制度の構築は任意

実は、休職は法律(労働基準法や労働契約法)で義務付けられている制度ではなく、個々の会社で構築する具体的な制度の内容についても法律の定めがあるわけではありません。

したがって、休職制度を設置するか否か、設置するならその内容をどのようなものにするか、というのは会社の裁量に任されています。もっとも、一旦就業規則などで休職制度を定めると、それが労働契約の一部となるために会社は契約上定めた制度の適用を義務付けられることになります。

そこで、とくに中小企業においては、休職期間中の他の従業員への業務の割り振りや社会保険料の支払いといった休職制度導入により想定される負担と、優秀な人材を病気等を理由に直ちに手放さなければならなくなるという休職制度を導入しないことで生じるリスクを比較・検討して制度の内容を考えていくことになります。

傷病休職をめぐる注意点

傷病休職の制度を取り入れるとき、あるいは既存の規定を見直すときに、会社が注意すべき点としては以下のものが挙げられます。

(1)「傷病」の原因による取り扱い

傷病により労務の提供が出来なくなった従業員がいたときには、まずその傷病が業務に起因するものなのかどうかを判断しなければなりません。

というのも、傷病が業務に起因する場合は労災の申請が必要になるほか、もし復帰がかなわなくなったときには解雇を巡って紛争となる可能性が高くなるからです。

業務に起因しない傷病である場合は、休職制度を利用する要件を充たすかどうかを判断することになります。要件はそれぞれの会社の就業規則で定めますが、主なものとして、それまでの欠勤の継続期間や診断書の提出などが挙げられます。

(2)「治癒」の判断

休職制度を利用した従業員については、一定期間経過時に復帰の可否を判断しなければなりません。その判断基準として、休職事由の消滅、すなわち「治癒」が認められるかどうかが重要になります。

裁判例においては、治癒は「従前の職務を通常の程度に行える健康状態に復したとき」と示されており(浦和地方裁判所昭和40年12月16日判決)、原則として復帰の可否は休職前に従事していた業務を基準に判断することになります。ですが、休職期間満了時に従前の職務に復帰できる状態になくとも、労働者がより軽易な業務での復帰を希望し、かつ当該労働者に労働契約上の職種の限定が無い場合には、使用者は企業規模などを考慮しつつも配置可能な業務の有無を検討する義務を負うと解されています。このような配置可能業務の有無について検討しないまま自然退職または解雇としてしまうと、後にその自然退職または解雇の効力が争われた際に会社側に不利な事情と評価されますので、注意しなくてはなりません。

そして、近年増加しているメンタルヘルスの不調を理由とした休職のケースでは、一見して「治癒」の判断が難しいことも多いです。そのため、従業員には休職期間満了時には単に診断書の提出を義務付けるだけではなく、「会社の指定する医師による診断」や、従業員の主治医に対し「会社の指定した形式に沿った診断書の作成」を求めることを可能とする旨の規定を加えておくことも考えられます。さらには、「リハビリ出勤(お試し出勤)」などを認めて実際に業務をしているところを見たうえで、会社が業務の遂行可能性を判断できるようにしておいても良いでしょう。

(3)期間満了時の取り扱い

もし、休職期間満了時に「治癒」したと認められなかったときには、残念ながら当該従業員との労働契約は終了しますが、就業規則上「自然退職」とされているか、「解雇」とされているかで取り扱いが異なることにも注意しましょう。

というのも、自然退職とされていれば会社からの特段の意思表示がなくとも自動的に契約が終了しますが、解雇であれば解雇予告の規定に服し、会社からの意思表示が必要になります。そうしたことから、実務上は就業規則には「自然退職」と規定するのが一般的です。

休職制度の見直しには顧問弁護士をご活用ください

ここまで見てきたように、休職制度の設計は会社の自由度が高いものです。そのため、既定の有無、および既定の仕方によって有用性に違いが生じてしまいます。

もしネットで拾ってきた就業規則の例を使ったり、他社の就業規則を流用したりしてよく分からないまま運用していると、かえってトラブルになる可能性もあります。例えば、休職事由に「業務外の傷病により1か月以上の欠勤を続けた場合」と規定されているだけでは、メンタルヘルスの不調により断続的な欠勤を繰り返しているケースでは適用できず、療養を必要とする従業員への対応が遅れてしまう事態に陥ってしまうことが考えられます。

そこで、休職制度の構築、あるいは既存の休職制度を見直す際には、労務管理を良く知る弁護士のフォローを受けることをお勧めいたします。

弁護士法人リブラ共同法律事務所では、労務問題に特化した顧問契約をご用意しております。休職を要する従業員への対応についても適宜、企業様からのご相談をお受けすることはもちろん、トラブルを防ぐための就業規則の整備や労働環境の調整などについても専門的な見地からアドバイスをさせていただきます。

休職制度の構築・見直しを検討されている札幌市近郊の企業様は、経営者側の労働問題の予防・解決に注力する弁護士法人リブラ共同法律事務所へぜひご相談ください。

 

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