企業が従業員に退職勧奨を行うときの流れと注意点

はじめに

退職勧奨に関しては、多くの企業から以下のようなご相談をお寄せいただいております。

・退職してほしい従業員がいるが、一方的に解雇をすることは難しいことを理解しており、解雇以外でどのように対応すべきかわからない

・従業員に退職勧奨を行ったが拒否されてしまい、今後の対応策がわからない

・退職勧奨の方法が違法であるとして、従業員から慰謝料を請求されてしまった

昨今の日本において、企業が従業員を解雇することは難しいという認識は広まっていますが、解雇以外に従業員に退職してもらうための「適切な退職勧奨の方法」はまだまだ認知度が低いのが実情です。また、退職勧奨を行うこと自体は違法ではありませんが、退職勧奨の内容が不適切である場合は、損害賠償請求を受けることもありますので、十分に注意する必要があります。

そこで今回は、企業が従業員に退職勧奨を行うときの流れと注意点についてお伝えさせていただきます。

退職勧奨の進め方と注意点

①退職勧奨の進め方の検討、事前準備

従業員に退職勧奨を行う前に、提示する条件を事前に検討します。いつまでに退職してもらうように進めるのか、従業員が退職勧奨に応じなかった後の対応方針等を予め決めておきます。また、従業員との面談をする際に、「なぜ退職勧奨の対象となったのか」、「これまで企業が実施した指導記録」を提示・説明することができるように整理します。そうすることで、従業員が退職勧奨に対して反論されないようにすることが可能となります。

②該当する従業員との面談

退職勧奨は基本的に面談形式で行うことが多いです。「なぜ退職勧奨の対象であるのか」、「これまで企業が改善を図った記録」、「退職における条件」、「回答期限」等を伝えます。面談時の伝え方には非常に注意する必要があり、退職を強要されたと認識されてしまうと、大きなトラブルに発展する恐れがあります。従業員が後々退職を強要された証拠として面談時の内容を録音することもあるため、不用意な発言も控えるようにしましょう。

もっとも、適切に説明を行ったにもかかわらず、退職を強要されたと主張されるケースもありますので、企業側も面談時に録音をすることを推奨します。もし、裁判に発展した際には証拠として提出することが可能です。

また、面談の頻度や1回あたりの時間が社会通念上相当ではない場合も「退職の強要」とみなされ違法とされることがありますので、高頻度や長時間の面談は控える必要があります。

③退職合意の確認及び交渉

従業員が退職に応じた場合には、迅速に合意内容を書面化した合意書を作成します。従業員の気が変わったことで、後から合意しないと主張されることもありますので、合意が得られた後は速やかに対応しましょう。また、退職に応じない場合は、退職と引き換えに提示する条件を従業員にとってより受け入れやすくしたうえで再度交渉することを検討する必要があります。検討すべき条件の内容としては、（企業の状況によって提示できる程度は異なりますが）転職準備期間の付与（延長）や退職金の増額、転職先のあっせん等が挙げられます。

まとめ

悪質なハラスメントを行う従業員や業務上横領を行った従業員に対しては、解雇から検討することが可能ですが、能力不足である場合や協調性が無い従業員に退職してもらう場合には、特に退職勧奨から検討する必要があります。

一方で、上記のような問題社員が在籍し続けていると、周囲の従業員のモチベーションが低下するリスクもあるため、企業として迅速に対応する必要があります。

当事務所は使用者側の労務問題に注力し、日々、企業の法的サポートを行っております。

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