能力不足社員の対応時に知っておきたい注意点を解説

採用した従業員が、企業が求める能力水準に達しておらず、業務の遂行が難しいという事態は、多くの企業で起こり得ることです。このような能力不足社員を放置すると、職場全体の生産性が下がることが懸念されるため、他の従業員に悪影響が出る前に企業側は適切な対応を実施する必要があります。もし、誤った対応をしてしまうと、従業員から懲戒処分等の不当性を訴えられるようなトラブルに発展する可能性があります。

そこで今回は、能力不足社員への対応方法と対処時の注意点を解説します。

能力不足社員を解雇できるか

不当解雇として訴えられるリスク

どんな企業でも社員の能力不足が目に余るようだと解雇について考えたくなるところだと思いますが、むやみに解雇処分を行なってしまうと不当解雇として訴えられる可能性があります。解雇が認められるためには、「客観的に合理的な理由があり、かつ社会通念上相当であること」（労働契約法第16条）、つまり、誰が見たとしても、解雇処分がやむを得ないと判断するような明確な根拠が必要であるということです。解雇は安易に検討するものではなく、あらゆる方法を試しても能力不足が改善されなかった場合の最終手段であることを認識しておきましょう。また、これに関連して、企業側には従業員の解雇を回避するために努力する義務が課せられていることも認識しておく必要があります。具体的には、当該従業員の能力不足が改善するように指導し、能力に見合った仕事を割り振る等の対応を取らなくてはなりません。

では、実際にどのような順序で対応をするべきなのか、以下にてお伝えいたします。

能力不足社員への適切な対応方法

上司による注意・指導

能力不足の社員がいる場合、まずは当該社員の上司が注意や指導を重ねることで、改善を図りましょう。単に叱責するだけではなく、業務指示を出すことが重要です。能力不足社員へ必要な注意・指導の例は、主に以下のとおりです。

・業務報告書を書かせる

・指導記録票を作成する

・面談を行う

・注意書・指導書を交付する

実施した指導内容や日時、担当者などの情報は必ず書面に記録しておきましょう。後に不当解雇であるとして訴えられた際に、企業側は改善を図ったうえで解雇に踏み込んだという証拠になり、逆に、企業が当該社員に対して適切な教育指導をしたにもかかわらず能力不足が改善しないという事実は、解雇が有効となる大きな根拠になり得ます。

部署異動・配置転換

能力不足社員に対して注意や指導を行なった後も改善が見られない場合は、部署移動や配置転換を検討します。現在の部署においては適性が低く十分な能力を発揮することができなかったという可能性や直属の上司との相性が悪かったという可能性があるからです。ただし、部署異動や配置転換に関してもトラブルに発展するリスクがある点には注意が必要です。「何故、配置転換を行うのか」、「配置転換後の部署の選定理由」等の根拠を示した上で慎重に行いましょう。

退職勧奨

指導や配置転換を実施した後に改善が見出せない場合でも、いきなり解雇処分をせずに退職勧奨を行いましょう。退職勧奨とは、企業から従業員に退職を促し、従業員側から退職届を提出してもらう方法です。同意の上で退職届を出す形となるため、訴訟に発展しにくい点が魅力といえます。訴訟に発展すると企業に少なからず負担が生まれるため、企業側の費用や労力の負担をできるだけ減らせるように、訴訟を極力避ける方針を選択することが重要です。

解雇

以上の対応を実施したとしても、能力が不足していると判断される場合は、最終手段として解雇を行います。前提として、解雇処分を行うためには解雇事由を就業規則に明記しておく必要があるため、事前に確認する必要があります。そして、実際に解雇に踏み切る際は企業が適切な対応を実施してきた証拠資料を準備することが重要です。

（証拠資料の例）

・責任者がチェックを入れた業務報告書

・指導記録票

・面談内容のメモ

・本人がまとめた改善点の報告書

・注意書や指導書

このように、これまでお伝えしてきた対応内容の記録を証拠化することで、解雇の効力について訴訟に発展したとしても解雇の正当性を立証することができます。

解雇はあくまで最終手段です。能力不足の問題社員がいる場合は、解雇する事態にならないようにしっかりと対処する意識を持つことが重要です。

まとめ

能力不足社員に対して、企業は安易な解雇を避け、指導や配置転換で改善を図る必要があります。そして、後に訴訟トラブルになったとしても、企業側が適切な対応をしたことを立証するために、対応内容は書面でしっかりと残しておくことが重要です。能力不足社員の対応は、冷静に順序立てて進めなければなりません。手順を誤ればトラブルに発展するおそれがあるため、逐一専門家に客観的なアドバイスを受けることを推奨しております。

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